Forretningsorden
Vedtaget på bestyrelsesmødet 16/6 2010
Forretningsordenen er udarbejdet på baggrund af Musikskolens vedtægter §4, stk.5, idet bestemmelserne i §4, stk. 1-4 er indarbejdet. Forretningsordenen medtager ikke bestemmelserne i vedtægtens §2, 3 og 5 om: bestyrelsens sammensætning, valg til bestyrelsen eller bestyrelsens beføjelser.
A. Mødevirksomhed
- Bestyrelsen afholder møde, når det ønskes af formanden, eller når mindst 3 af samtlige bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
- Formanden fastsætter tid og sted for møderne. Ordinære møder afholdes efter en forud fastlagt møderække eller indkaldes med mindst 14 dages varsel. Ekstraordinære møder kan indkaldes med kortere varsel.
- Formanden leder møder og afstemninger.
- Formanden fastsætter i samarbejde med musikskolelederen dagsorden for møderne, og sender mindst 5 dage før et møde dagsordenen med eventuelle bilag til medlemmerne.
- Musikskolens leder deltager i møderne og fungerer som bestyrelsens sekretær.
- Bestyrelsen beslutter i hvilket omfang andre end medlemmer kan overvære eller deltage i møder.
B. Bestyrelsens referat
- Musikskolens leder fører under møderne bestyrelsens referat, hvoraf skal fremgå
- Dato og klokkeslæt for mødets start samt tidspunktet for mødets afslutning
- Hvad der er besluttet
- Eventuelle mindretalsudtalelser
- Hvem der har deltaget i mødet
- På næstkommende bestyrelsesmøde underskrives referatet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.
- Formanden drager omsorg for, at beslutninger føres til referat.
- Mindretal kan forlange at deres opfattelse tilføjes i referatet i kort form og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger.
- Efter mødet forhåndsgodkender formanden referatet, som herefter lægges på Musikskolens hjemmeside.
C. Afstemninger
- Beslutninger træffes med simpelt stemmeflertal.
- Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede.
- Et medlem kan kræve, at en afstemning sker skriftligt og anonymt.
- Musikskolens leder deltager i møderne uden stemmeret.
D. Valg af formand og næstformand
- Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand, der fungerer ved formandens fravær. Formand og næstformand vælges blandt medlemmerne, dog er medarbejder- og elevrepræsentanten ikke valgbar jf vedtægtens § 4.
- Formanden varetager mellem møderne bestyrelsens interesser i rutinesager og sager, der ikke kan nå at blive behandlet på et møde. Disse sager bringes op på det førstkommende møde.
- Efter valg jf. vedtægtens §3 afholdes et konstituerende møde, hvor der vælges en formand og en næstformand.
- Det konstituerende møde afholdes 1. april det pågældende år eller snarest herefter. Mødet indkaldes af den gamle bestyrelse med mindst 14 dages varsel og med følgende dagsorden:
- Meddelelser fra den afgående formand
- Godkendelse af sidste mødes referat
- Orientering om valgets resultat
- Valg af mødeleder
- Valg af formand
- Valg af næstformand
- Meddelelser fra musikskolens leder
- Eventuelt
E. Supplering ved medlemmers udtrædelse eller fravær
- Udtræder et medlem, indtræder dennes suppleant jf. vedtægtens §3, stk. 4 fra og med første møde derefter.
- Har en forældrerepræsentant ikke en personlig suppleant, idet denne enten allerede er indtrådt i bestyrelsen eller er fratrådt som suppleant, indtræder i stedet en anden forældresuppleant, udvalgt i rækkefølge efter navn. Er der ingen forældresuppleant, er det Kommunalbestyrelsens ansvar at afholde suppleringsvalg til ledige bestyrelsesposter og suppleanter.
- Suppleanter for de øvrige medlemmer vælges efter behov.
- Udtræder formanden, vælges på førstkommende møde ny formand.
- Udtræder næstformanden, vælges på førstkommende møde en ny.
- Ved et medlems fravær, der vil vare mere end seks måneder, indtræder suppleanten under fraværet som beskrevet i ovenstående punkter. Suppleringsvalg skal dog kun finde sted, hvis ubesatte pladser i bestyrelsen forhindrer beslutningsdygtigheden.